Integration mit Exact Online
Einer der Punkte, die Romass umsetzen musste, war die Integration seines Exact Online ERP-Systems mit den Außendiensten von Wello Solutions. Informationen wie Kunden, Kontakte, Teile und Preise werden in Exact verwaltet. Arbeitsaufträge, Planung und Ausführung von Außendiensten werden bei Wello Solutions Field Services durchgeführt. Durch die Verknüpfung beider Apps über den nativen Connector von Wello Solutions dauerte der gesamte Vorgang weniger als zwei Minuten. Vom ersten Arbeitsauftrag bis zur Endrechnung ist die Integration perfekt geregelt und automatisiert.
„Das erspart uns viel Arbeit und gibt uns die Möglichkeit, unseren Kunden einen besseren und transparenteren Service zu bieten“, sagt Maikel. Romass-Techniker zeichnen jetzt alles mit der Außendienstanwendung von Wello Solutions auf. Sobald der Kunde auf dem Tablet des Technikers unterschreibt, werden die Details sofort an Exact gesendet und stehen zur Abrechnung bereit. „Alle sind zufrieden und wir haben viel Zeit gespart“, sagt Brouwer.
Fehlt ein Ersatzteil? Kein Problem!
Manchmal stellen Techniker bei der Durchführung von Arbeiten fest, dass eine Installation oder Reparatur nicht ohne zusätzliche Teile durchgeführt werden kann, die sie nicht zur Hand haben. Bisher bestand der zur Lösung dieser Situation erforderliche Verwaltungsaufwand aus Telefonanrufen, E-Mails und einem enormen Austausch in Papierform zwischen dem Techniker, dem Kunden und dem Büropersonal, das schließlich den Lieferanten kontaktierte.
Unnötige Verzögerungen, falsche Bestellungen und wichtige Details, die bei der Rechnungsstellung vergessen wurden, waren Teil des Prozesses. Aber das alles hat sich geändert. Dank der Außendienstanwendung von Wello Solutions können Techniker nun direkt Bestellungen im Zusammenhang mit ihren Aufträgen und Kunden aufgeben. Alle Angaben werden präzise bereitgestellt und stehen der Buchhaltung und dem internen Service sofort zur Verfügung.
Kommunikation für mehr Vertrauen
„Mit Wello Solutions können wir außerdem automatisch und nahezu in Echtzeit mit unseren Kunden kommunizieren.“ Basierend auf bestimmten Service-Auslösern erhalten Kunden automatische Bestätigungs-E-Mails für genehmigte Serviceaktivitäten, Termine und Berichte. „Es scheint ein unwichtiges Detail zu sein, aber in der Beziehung zum Kunden schafft es viel Vertrauen“, erklärt Brouwer.
Vom Kick-Off bis zur ersten Rechnung in nur zwei Wochen
Als ROMASS zu Wello Solutions kam, meldeten sie sich auch für einige Schulungen an. Nach einer ersten Sitzung, in der das Team die Anwendung entsprechend den Anforderungen von ROMASS konfigurierte, begann die Übung.
„Wir gingen es ruhig an, die Anwendung ist extrem benutzerfreundlich. Da es für viele unserer Techniker jedoch eine neue Arbeitsweise darstellte, hielt ich es für wichtig, dass im zweiten Schritt eine Schulung erfolgte. Mittlerweile arbeiten die Techniker gerne mit der Anwendung auf ihren Tablets. Dank der Schulung und der Anbindung an den Support von Wello Solutions haben sie sich schnell mit der Anwendung vertraut gemacht. Innerhalb von zwei Wochen war alles betriebsbereit, inklusive Schulung. Und das ist einfach unglaublich für eine App, die einen so großen Einfluss auf unsere Aktivitäten hatte.“
